Die Tage werden kürzer, der Herbst taucht die Welt in sein angenehmes Licht und die Aktivitäten draußen nehmen langsam ab. Ideale Voraussetzung, um endlich einmal von Grund auf Liegengebliebenes zu sichten und alles Unnötige wegzuwerfen. Davon profitiert auch die Seele.

Wer kennt es nicht, das panikartige Gefühl, das einen unvermutet überfällt, wenn plötzlich ein wichtiges Dokument wie vom Erdboden verschwunden ist? Gerade war es noch da, jetzt fasse ich ins Leere. Meint es das Schicksal gut mit mir, taucht das Gesuchte plötzlich wieder auf – mit etwas Glück sogar noch rechtzeitig.

Ich weiß, wovon ich spreche. Gehörte ich doch selbst einmal zu den „Unsortierten und Aufbewahrern“. Nach einem einschneidenden Erlebnis – vor einer wichtigen Reise fand ich erst in allerletzter Minute mein Flugticket – habe ich angefangen, mich mit Ordnungssystemen zu beschäftigen. Im Laufe der Jahre entwickelte ich mein eigenes System, das ich 2001 mit der Gründung meines Beer Sortier- und Organisations-Service konzeptionell umsetzte. Seither räume ich erfolgreich Büros und Schreibtische auf, nachhaltig und mit System.

Ausrede „kreatives Chaos“

Unordnung scheint ein gesellschaftliches Tabu zu sein. Über sie wird meistens geschwiegen, obgleich das Problem alle Schichten und Berufsgruppen unserer Gesellschaft durchzieht. Wer dennoch offen über sein Chaos spricht, nennt es meist verständisheischend  „mein kreatives Chaos“. Den weniger Kreativen ist es eher peinlich, und sie empfinden es oft als körperliche Belastung und als Defizit auf dem Weg zum beruflichen Erfolg. Und wer gesteht schon gerne ein, dass er ein Defizit hat. Es wird mit allen Mitteln kaschiert und erst in Extremsituationen darauf reagiert.

Die Unordnung wird verschärft, weil viele Menschen einen Drang zum Horten haben. Papiere und Informationen, die über ihren Schreibtisch wandern, werden wahllos aufbewahrt, Zeitungen gesammelt und die meisten E-mails auch noch ausgedruckt. Weil die Zeit fehlt, die Stapel zu sichten und zu sortieren, wachsen sie oftmals zu bedrohlichen Bergen an. Weggeworfen wird nichts: Alles könnte ja irgendwann noch mal wichtig sein. Letztlich sind aber alle Stapel nutzlos, weil die benötigten Informationen in dem Chaos nicht auffindbar sind. Warum also nicht mal aufräumen?

Was ist wirklich wichtig?

Wegwerfen erleichtert, vermindert den inneren Druck, entschärft das Papierchaos und bietet die Chance, dauerhaft in den Genuss der Ordnung zu kommen. Das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, ist der erste Schritt dorthin und beginnt mit einer gründlichen Aufräum- und Wegwerfaktion. Alles auf und unter dem Schreibtisch, alle Schubladen und Schränke werden durchgeforstet und sämtlicher Inhalt auf den Prüfstand gestellt. Dabei gilt es schnell zu entscheiden: Wichtig? Unwichtig? Damit der Gedanke „Das könnte eines Tages noch einmal gebraucht werden“ das Wegwerfen nicht unnötig erschwert, helfen drei einfache Fragen, die Entscheidung zu erleichtern:
Ist die Aufbewahrung Pflicht ? Wird das Schriftstück innerhalb eines Jahres gebraucht? Kann ein Unglück geschehen, wenn das Papier fehlt? Werden alle Fragen mit nein beantwortet, wandert das Aussortierte sofort in den Papierkorb, denn zwischen Wichtig und Unwichtig gibt es keine weitere Kategorie.

Für alles Aufhebenswerte werden im nächsten Schritt genaue Ablagekriterien definiert und aufgrund der so gefundenen Themen eine übersichtliche Ablageorganisation erstellt. Jetzt werden die passenden Ordnungsmittel beschafft –  jedes Ding sollte nun mühelos seinen vorgesehenen Platz finden. Mit einer gut strukturierten Ablage, dem Beibehalten der neuen Gewohnheiten, nur das Wichtige aufzubewahren, und ein wenig Disziplin, die neue Ordnung zu erhalten, wird das Auffinden der benötigten Unterlagen zum reinen Vergnügen.

Das Wichtige vom Unwichtigen trennen, die Prioritäten richtig setzen – all das bewirkt auch, über mehr Zeit zu verfügen. Eine wesentliche Regel lautet, sich in dieser Zeit nicht selbst zu vergessen und den eigenen Arbeitsplatz so angenehm wie möglich zu gestalten. Eine angenehme und entspannte Arbeitsatmosphäre schafft nicht nur Professionalität, sondern verbreitet darüber hinaus gute Laune.

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Literatur:

In ihrem Ratgeber „Bermuda Dreieck Schreibtisch“ beschreibt Christa Beer ihre einfachen und anwendungsorientierten Methoden.

Südwest-Verlag,
Bezug über die Autorin